Vous est-il déjà arriver de soumissionner sur un projet pour lequel de nouvelles soumissions ont été demandées quelques semaines / mois plus tard ?👀 

Le terme « rappel d'offres » signifie qu'un projet ou une de ses spécialités revient en soumission à la suite d'un premier dépôt effectué au BSDQ. Il existe plusieurs situations prévues au Code de soumission (chapitre I) qui peuvent justifier un tel retour en soumission.

Avant d'expliquer les critères d'admissibilité pour demander ce type de rappel d'offres, il est primordial d'établir la différence entre une soumission unique et une soumission qui ne l'est pas:

👉Une soumission est unique lorsqu’elle est la seule déposée dans une spécialité sur un projet et ce, pour tout entrepreneur destinataire confondu.

👉Une soumission n’est pas unique quand un entrepreneur destinataire ne reçoit qu’une seule soumission dans une spécialité, mais que d'autres soumissions sont déposées pour d’autres entrepreneurs destinataires.

Ainsi, lorsque la soumission est identifiée « unique » dans la plateforme TES, il est possible qu'un rappel d'offres soit ouvert au BSDQ. L'entrepreneur destinataire qui fait une demande pour ce motif doit:

• Avoir obtenu son contrat;
• Avoir l'intention de donner un sous-contrat dans la spécialité unique;

Dans cette situation, le soumissionnaire unique est avisé par le BSDQ de la réouverture du projet;

Il est de la responsabilité de l'entrepreneur destinataire qui demande le retour en soumission de s'assurer d'inviter plusieurs soumissionnaires afin de ne pas se retrouver, à nouveau, dans la même situation;

Il arrive parfois que le donneur d'ouvrage et les professionnels émettent des addendas qui modifient les documents de soumission après la clôture au BSDQ. Dans cette situation, deux (2) choix s'offrent alors à l'entrepreneur destinataire qui remporte l'appel d'offres:

👉 Octroyer le contrat à son plus bas soumissionnaire conforme au moment du dépôt des soumissions au BSDQ, à un prix modifié qui inclut les modifications;

👉 Demande l'ouverture d'un rappel d'offres au BSDQ;

Pour qu'un tel rappel d'offres soit autorisé par le BSDQ, les critères suivants doivent être rencontrés:

• L'entrepreneur destinataire doit avoir obtenu son contrat et il se doit de faire la démonstration au BSDQ  des modifications apportées aux documents de soumission;
• Le maître de l'ouvrage doit consentir à l'ouverture d'un rappel d'offres;

Si le rappel d'offres est autorisé:

• Il sera ouvert à tout soumissionnaire, dans le cas où 2 soumissions et moins auraient été reçues dans la spécialité visée lors de l'appel d'offres initial;
• Il sera restreint aux soumissionnaires initiaux dans le cas où plus de 2 soumissions ont été reçues dans la spécialité visée lors de l'appel d'offres initial;
• Les soumissionnaires initiaux seront avisés par le BSDQ de la réouverture du projet;

Dans certains cas, il est possible que le donneur d'ouvrage décide d'annuler son appel d'offre initial pour en relancer un nouveau. Cette situation arrive fréquemment dans le secteur public, par exemple, lorsque les soumissions reçues sont hors budget.

Évidemment, si un donneur d'ouvrage public procède de cette façon, le projet sera alors affiché de nouveau sur le SEAO et une nouvelle demande d'ouverture pourra être reçue au BSDQ. Puisqu'il s'agit d'un recommencement à zéro et que le projet sera affiché publiquement, les soumissionnaires initiaux ne seront pas avisés par le BSDQ de ce retour en soumission.

Un tel rappel d'offres sera alors ouvert à tout soumissionnaire.

D'autres cas de retour en soumission sont prévus au Code, mais ceux-ci sont beaucoup moins fréquents que ceux énumérés plus haut:

• Lorsque le plus bas soumissionnaire conforme a refusé de prolonger la période de validité de sa soumission;
• Lorsqu'un entrepreneur destinataire ne reçoit qu'une (1) seule soumission dans une spécialité, qu'il effectue une demande J-7 pour obtenir les autres, que les soumissionnaires refusent de lui transmettre la leur ET que ces mêmes soumissionnaires ont adressé leurs soumissions à un (1) seul entrepreneur destinataire.
• Lorsqu'il y a regroupement de spécialités dans certaines soumissions;
• Lorsqu'autorisé par un comité spécial pour les motifs suivants (frais applicables):
  • Toutes les soumissions sont non conformes;
  • Toutes les soumissions visent des travaux différents et ne sont pas comparables entre elles;
  • Toutes les soumissions comportent un prix déraisonnable eu égard aux conditions du marché ou aux exigences des documents de soumission;

👉 Lorsque plusieurs soumissions sont reçues sur un projet pour une spécialité, mais qu'une seule n'a pas été retirée, celle-ci sera considérée unique. La seule façon, pour un entrepreneur destinataire, de savoir si la soumission restante est unique est d'effectuer une demande selon J-7. 

👉 Lorsqu'aucun contrat général n'a été octroyé à l'intérieur des six (6) mois suivant la clôture des soumissions au BSDQ, les obligations découlant des règles du Code ne s'appliquent plus et de nouvelles soumissions peuvent être demandées pour les mêmes travaux. 

👉 Si un contrat général est accordé à l'intérieur de ce même délai, les obligations découlant des règles du Code ne s'appliqueront plus un (1) an après la clôture des soumissions au BSDQ.

Finalement, toute demande de retour en soumission doit être formulée par écrit au Service aux usagers du BSDQ. Lorsque l'entrepreneur destinataire a son contrat en main, c'est lui qui déterminera la date de fermeture du projet au BSDQ, mais un délai minimal de 24hrs est toujours requis. 

Pour toutes questions à ce sujet, nous vous invitons à nous contacter dans le 514-355-7600, option 1 ou à info@bsdq.org.