Les annonces faites lors du point de presse de dimanche auront déclenché une importante vague de questions et d’interrogations pour les établissements qui accueillent réunions, congrès, banquets et expositions ainsi que pour les organisateurs et les planificateurs d'événements d'affaires. Voici des informations liées aux rassemblements de 250 personnes dans un contexte d’affaires (réunions, congrès, AGA, formations et conférences).
L’APCQ tient à informer les acteurs du Tourisme d'Affaires qu’elle diffusera sur son site congres.com des informations importantes visant les nouvelles mesures sanitaires à respecter pour les événements d’affaires. Les informations seront disponible dès vendredi le 25 septembre. Une séance d'information enregistrée y sera également disponible.
En attendant certaines clarifications de la part des autorités compétentes et les informations disponibles ce vendredi 25 septembre, voici ce que vous devez savoir :
Q. : Quelles conditions doivent être réunies pour tenir un événement de 250 personnes maximum à l’intérieur ?
R. : En fonction des critères de la Santé publique, pour tenir un événement regroupant 250 personnes, le caractère festif doit être absent de l’événement. Ainsi, il est possible de tenir des formations, des ateliers ou d’écouter une conférence en respectant dans la mesure du possible durant tout l’événement les consignes suivantes :
- Les participants doivent demeurer silencieux la majeure partie du temps ;
- Il ne doit pas y avoir de distribution ou d’échange de documents en papier ;
- Les participants doivent limiter leurs déplacements dans la salle durant l’événement. Ainsi, les participants doivent porter le masque ou couvre-visage pour entrer et sortir de la salle. Ils pourront le retirer une fois assis. La distance de 2 m entre les personnes continue de s’appliquer ;
- Prévoir une ou plusieurs pauses pour permettre aux participants d’aller aux toilettes ou pour rendre un appel téléphonique. Le principe qui s’applique ici est que la Santé publique veut éviter qu’il y ait des déplacements importants dans la salle pour aller aux toilettes ou rendre des appels téléphoniques notamment. Vous devez ainsi encadrer les déplacements dans la salle et les pauses plus fréquentes constituent un moyen efficace d’atteindre cet objectif.
- Les mêmes conditions s’appliquent à l’extérieur.
- Le maximum de 250 personnes s’applique pour le moment à tous les paliers de couleur (vert, jaune et orange). Pour la palier rouge, les directives ne sont pas publiées pour le moment.
Dès qu’un aspect festif est ajouté à l’événement (alcool, etc.), le nombre maximum de participants passe à 25 ou 50 personnes selon le palier de couleur.
Q. : Qu’est-ce qu’un « événement festif » ? Est-ce que des banquets prévus lors de congrès avec animation sur scène sont considérés comme « festifs » ?
R. : La Santé publique définit un événement comme festif lorsque de l’alcool est servi et/ou que l’événement comporte de l’animation (DJ notamment) qui incite les participants à s’animer (à bouger, parler ou chanter). La présence d’un conférencier ou d’un formateur n’est pas considérée comme une activité d’animation.
Les banquets, les cocktails, les galas, les mariages et les partys de bureau (dont les partys de Noël) font partie des événements festifs. Conséquemment, en date du 21 septembre, le nombre maximum de participants se définit comme suit :
- Palier vert ou jaune : 50 personnes maximum (excluant le personnel).
- Palier orange : 25 personnes maximum (excluant le personnel)
Nous publierons vendredi l’ensemble des mesures s’appliquant à notre secteur. La Santé publique valide actuellement un tableau sommaire qui regroupera les mesures applicables selon la couleur d’une zone, et ce, pour l’ensemble du Québec.
