J’ai été plus que ravie de la forte participation du milieu archivistique lors des consultations que nous avons menées au cours des derniers mois dans le contexte de la modernisation de la Loi sur les archives. Depuis juin 2023, près de 175 personnes gestionnaires et professionnelles du milieu archivistique ont participé aux rencontres et ont soumis des commentaires constructifs. En étroite collaboration avec le ministère de la Culture et des Communications, BAnQ poursuit les travaux de modernisation de la Loi sur les archives. Je vous informerai des développements.

Dans la foulée de ces travaux, nous avons entamé une réflexion stratégique sur le renouvellement de l’aide-conseil que nous offrons tant au secteur public que privé. Ayant à cœur l'actualisation de nos outils et pratiques, nous préparons aussi un outil d’autodiagnostic qui sera bientôt rendu disponible aux ministères et aux organismes afin de les aider à évaluer l’état de leur gestion de l’information. Bref, c’est un travail de l’ombre qui portera bientôt ses fruits. J’ai très hâte de vous en dire plus à ce sujet.

    Hélène Laverdure
     Conservatrice et directrice générale des Archives nationales
     Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Vers une nouvelle Loi sur les archives

Nous avons terminé au début de janvier 2024 une tournée consultative auprès de 20 ministères, organismes publics, associations et regroupements du milieu archivistique. Cette importante étape franchie, nous procédons actuellement au bilan de ces rencontres et au recensement des nombreux commentaires reçus. Ce travail de synthèse nous permettra de dégager les principales lignes directrices qui seront utiles pour la suite des travaux de modernisation de la Loi sur les archives.

BAnQ a aussi entrepris, avec le ministère de la Cybersécurité et du Numérique, des discussions sur les rôles et responsabilités des organismes publics en ce qui a trait à la gouvernance de l’information et des archives gouvernementales. Ces réflexions sont au cœur du projet de modernisation de la loi actuelle et de nombreux travaux menés par plusieurs membres de l’équipe de BAnQ en découlent.

Pour toute question, communiquez avec nous à infolettrearchives@banq.qc.ca.

Apprenez-en davantage

Suivi des travaux de BAnQ concernant les archives religieuses

Depuis 2020, BAnQ a multiplié ses interventions concernant la sauvegarde et la mise en valeur des archives religieuses au Québec. Parmi les actions qui ont été réalisées, soulignons plus particulièrement :

• la réalisation d’un Portrait général de la situation des archives religieuses au Québec, basé sur une consultation auprès des diocèses du Québec, établissant des constats et comprenant des recommandations pour favoriser la sauvegarde des archives religieuses;
• la production du Guide de gestion des archives des communautés religieuses, comprenant un modèle de plan de classification applicable aux dossiers des communautés religieuses et un recueil de règles de conservation recensant l’ensemble des types de documents que l’on trouve dans les communautés religieuses.

Ces réalisations ont été menées en collaboration avec divers acteurs du milieu religieux, dont le Conseil du patrimoine religieux du Québec (CPRQ) et le Regroupement des archivistes religieux du Québec (RAR).

Toujours de concert avec le CPRQ, BAnQ travaille actuellement à la mise à jour du Guide des archives paroissiales, lequel sera accompagné de capsules de formation. Des rencontres régionales ont aussi été entamées à l’automne 2023 auprès des acteurs du milieu religieux afin de faire émerger des initiatives visant la préservation des archives religieuses. Ces rencontres se poursuivront jusqu’à l’été 2024.

Pour toute question, communiquez avec l’archiviste Éric Turcotte.

Macro-inventaire : traitement et numérisation

Constitué de 1977 à 1983, le macro-inventaire est une volumineuse banque de données conçue par le ministère de la Culture et des Communications (MCC) afin de procurer, à des fins de gestion et de planification, une vision d’ensemble du patrimoine québécois. Conservé aux Archives nationales à Québec, le macro-inventaire inventorie sommairement, mais systématiquement, quelque 1 600 municipalités du Québec. Il comprend cinq volets : historique, archéologique, architectural, religieux et ethnographique. L’inventaire architectural aérien à lui seul contient environ 250 000 photographies.

Depuis près de quatre ans, une équipe de BAnQ travaille au traitement et à la description de cette importante série (E6, S8, SS2). Pas moins de 76 comtés ont été traités. Ceux-ci se divisent en six dossiers :

• « Les cahiers de terrain » (D1);
• « L’inventaire architectural aérien » (D2);
• « Les églises et œuvres d’art » (D3);
• « L’analyse du paysage architectural : Étude synchronique des lieux – Étude thématique de l’architecture » (D4);
• « Le rapport de synthèse » (D5);
• « Le rapport historique » (D6).

Dans chacun de ces dossiers, on trouve la liste des différentes municipalités du comté avec la référence aux négatifs correspondant aux diverses photos incluses dans les documents.

C'est avec plaisir que nous vous informons que le contenu d’une partie du macro-inventaire est désormais disponible en ligne, grâce à un projet de numérisation réalisé en collaboration avec le MCC : il s’agit de l’ensemble des dossiers D4 (« L’analyse du paysage architectural : Étude synchronique des lieux – Étude thématique de l’architecture ») et D5 (« Le rapport de synthèse »).

Découvrez un dossier numérisé du macro-inventaire

Évaluation de la valeur administrative et patrimoniale de l'information

En août 2023, le Bureau d’expertise en gestion de l'information gouvernementale de BAnQ a amorcé des travaux visant à produire un guide sur des critères et méthodes d’évaluation de la valeur administrative et patrimoniale de l’information. Ce projet vise à :

• prioriser les efforts sur les processus / activités / documents qui apportent de la valeur au gouvernement et aux organismes;
• faciliter la conception de calendriers de conservation qui tiennent compte de l’architecture d’entreprise du gouvernement et des organismes;
• favoriser la concertation avec la démarche de classification de sécurité, de cartographie et d’inventaire des données du ministère de la Cybersécurité et du Numérique;
• favoriser la concertation avec les démarches et les outils de la gestion des renseignements personnels (MCE/SRIDAIL);
• identifier les documents à valeur patrimoniale dans le contexte numérique;
• faciliter les réponses aux demandes d’aide-conseil complexes et favoriser l’autonomie des acteurs.

Dans le cadre de ces travaux, le Bureau a procédé à des consultations auprès d’organismes de divers domaines d’affaires et œuvrant tant dans le secteur centralisé que décentralisé.

L’analyse des résultats de la consultation, qui s’amorcera sous peu, permettra notamment de raffiner la connaissance des besoins des utilisateurs et de préciser la nature, la portée et le contenu des outils à développer.

Pour toute question sur ces travaux, communiquez avec les archivistes Audrey Bouchard et Sophie Côté.

Autodiagnostic

Le 19 juin 2023, le Bureau d’expertise en gestion de l’information gouvernementale lançait le projet « Autodiagnostic – État de situation de la gestion de l’information dans les organismes publics ». Plus d’une dizaine d’organismes ayant un effectif de 1 à 300 personnes ont participé à l’exercice. Cet outil vise à permettre aux ministères et aux organismes d’établir un état de situation de leur gestion de l’information, une étape incontournable à la production d’un éventuel plan d’action dans le domaine. Les trois rencontres de travail ont permis de :

• présenter des résultats généraux;
• proposer des modifications pour une deuxième version de l’outil d’autodiagnostic;
• développer un modèle de rapport d’analyse des données;
• préciser les besoins d’accompagnement pour ce service.

Des travaux sont en cours en vue d’automatiser la production du rapport d’analyse. Des réflexions sont également amorcées en vue de l’accessibilité à cet outil. Une rencontre avec le groupe de travail est prévue prochainement pour faire le point.

Retour sur le colloque « Gouvernances de l’information : harmoniser et simplifier », tenu en novembre 2023 

Ce colloque, organisé dans le cadre d’un partenariat entre Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et l’Université du Québec à Montréal (UQAM), a eu lieu au pavillon Athanase-David de l’UQAM le 1^er novembre 2023. Il a réuni plus de 300 personnes, en présence et à distance. Quatre grandes pistes ont été identifiées pour favoriser la convergence et la simplification en gouvernance de l’information :

1. Renforcer la collaboration entre les différentes parties prenantes à la gouvernance de l’information, notamment en établissant un cadre de discussion entre BAnQ, le ministère de la Cybersécurité et du Numérique et la Commission d’accès à l’information concernant des actions et pratiques communes à établir dans le domaine.
2. Atteindre une compréhension commune de l’univers informationnel et de ses objets de gestion : information, donnée, document. Posséder un langage commun pour en discuter permet d’espérer une rencontre et un dialogue fructueux.
3. Améliorer la compétence en gestion de l’information des différents acteurs du domaine ainsi que la littératie numérique des usagers.
4. Intégrer, dans les systèmes d’information, les principes qui animent autant la gestion documentaire et la protection de la vie privée que l’accès à l’information et la sécurité de celle-ci.

Un compte rendu du déroulement de la journée est également diffusé dans Actualités UQAM.

Découvrez les présentations du colloque

Nouvelles de la communauté de pratique en gestion de l'information gouvernementale

Lancée il y a un an, la communauté regroupe déjà près de 200 personnes provenant de plus de 140 organismes différents. Elles y échangent sur la gestion de l’information, notamment par des questions et éléments de réponse via les forums. De ce nombre, 90 personnes provenant de 55 organismes différents font partie d’un groupe d’intérêt spécifique autour de la gestion de l’information dans M365.

Issue de ce groupe, une équipe d’une douzaine de personnes se penche actuellement sur les bonnes pratiques de gestion de l’information dans Microsoft 365 / SharePoint. Les résultats des travaux seront présentés sous forme de fiches thématiques et évolutives, qui mettent de l’avant les éléments à considérer et des pratiques éprouvées. Les cinq fiches prévues traitent de :

• gouvernance et pilotage;
• organisation de l’information et métadonnées;
• gestion des périodes d’utilisation et disposition de l’information (rétention);
• sécurité, droits d’accès et confidentialité dans SharePoint;
• entreposage et conservation.

Ce projet avance bien : les trois premières fiches ont été soumises à la communauté et la quatrième le sera bientôt. L’élaboration de la cinquième fiche est commencée. Sommairement présentées, les fiches feront l’objet d’une introduction plus complète durant l’année. Les trois premières sont accessibles via le forum consacré à M365 sur le site de la communauté. Une diffusion plus large est prévue lorsque l’élaboration des fiches sera terminée.

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Saviez-vous que les ministères et les organismes publics ainsi que la communauté archivistique québécoise peuvent profiter de l’expertise des spécialistes en gestion de l’information de BAnQ?

Que vous travailliez dans un ministère, dans un organisme public ou privé, dans une entreprise ou encore dans le secteur des archives judiciaires, nos experts sont là pour vous soutenir et répondre à vos interrogations.

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Pour en savoir plus sur les archives

Vous aimez les archives historiques et vous vous intéressez au patrimoine documentaire québécois? Consultez le dernier numéro du magazine À rayons ouverts, qui vient tout juste de paraître. Les textes de ce numéro vous invitent non seulement à découvrir des trésors de notre patrimoine, mais aussi à prendre connaissance des découvertes qui ont émané de la collaboration de BAnQ avec l’Acfas.

Pour obtenir de l’information sur les activités et les formations organisées par BAnQ en lien avec les archives, ne manquez pas non plus de consulter le calendrier en ligne de BAnQ.

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