Renforcer la coordination pour une gestion efficiente
En février dernier, nous vous annoncions une série d’articles présentant la transformation entreprise à l’Office depuis quelques années. Cette modernisation vise à mieux répondre aux besoins des personnes handicapées et de leur famille, qui augmentent et évoluent. Le premier article, Accélérer le travail en coulisses, traitait des efforts déployés pour améliorer les processus internes. Ce deuxième article met en lumière un autre levier essentiel de performance : la collaboration.
En 2024-2025, l’organisation a amorcé une démarche d’analyse des pratiques collaboratives dans le cadre d’un laboratoire sur la performance et les valeurs publiques. Des membres de toutes les directions ont participé à cette réflexion collective, qui a mené à l’élaboration d’un plan d’action visant à améliorer certains modes de fonctionnement.
Ce plan repose sur plusieurs mesures concrètes visant à mieux organiser le travail à réaliser en commun dans l’organisation. Il prévoit notamment des façons plus claires de formuler et de traiter les demandes, des mécanismes pour établir les priorités et orienter les dossiers ainsi que des outils intégrés pour soutenir le travail entre les directions. Le plan mise aussi sur de bonnes pratiques de démarrage de projets nécessitant une collaboration importante et sur la formation du personnel afin de soutenir l’approche collaborative.
Ces initiatives s’inscrivent dans un contexte organisationnel marqué par une structure administrative allégée. Depuis 2020-2021, l’Office a réduit le nombre de directions et d’emplois d’encadrement, favorisant une gestion de proximité et des échanges plus directs entre les personnes.
L’implantation de salles de pilotage, la mise en place d’une banque de données intégrée en ressources humaines et l’évolution des pratiques du conseil d’administration (C. A.) viennent, en outre, compléter l’approche, notamment en favorisant la circulation de l’information.
Par exemple, depuis les dernières années, les membres du C. A. s’appuient sur des outils de suivis communs et des formations visant à clarifier les rôles et à soutenir des échanges plus naturels, ouverts et constructifs entre eux ainsi qu’avec l’organisation.
Ainsi, en misant sur des façons de travailler structurées et partagées ainsi que sur la communication, l’Office met en place les conditions gagnantes pour une collaboration durable au service de sa mission. Restez à l’affût pour le prochain article de la série, qui portera sur le déploiement de solutions numériques facilitant les décisions de gestion et le travail du personnel.