Étape 3 – Coûts de maintien et de reprise des activités de recherche
Les dépenses admissibles à l’étape 3 sont celles directement associées au maintien et à la reprise des activités de recherche et qui n’auraient pas été engagés s’il n’y avait pas eu de pandémie de COVID-19.
Ces dépenses « extraordinaires ou exceptionnelles », liées à des projets de recherche financés par des sources gouvernementales ou non gouvernementales, ne peuvent pas être couvertes par des sources de financement existantes. Les montants doivent être engagés entre le 15 mars 2020 et le 15 novembre 2020 et dépensés au plus tard le 31 mars 2021. Le FUCRC couvrira les dépenses engagées et déboursées jusqu’à concurrence de 75%.
Démarche pour la soumission de la demande :
Chaque chercheur aura la responsabilité de compléter et de soumettre sa demande via un formulaire qui sera bientôt disponible sur le site de l’Université de Montréal. Les chercheurs devront utiliser leur code d’accès Université de Montréal pour y accéder. Vous aurez jusqu’au 20 novembre 2020 à 17h pour soumettre votre formulaire. Vous recevrez un complément d’information à cet effet d’ici le début de la semaine prochaine.
Les chercheurs doivent justifier que chacune de ces dépenses constitue des coûts supplémentaires « extraordinaires ou exceptionnels » rendus nécessaires par la COVID-19 et s’engagent à conserver toutes les pièces justificatives pour des fins de vérification pendant une période de 5 ans.
Les types de dépenses « extraordinaires ou exceptionnelles » admissibles sont:
Pour le maintien des activités :
- Les soins aux animaux et la gestion des échantillons pendant toute la durée de la pandémie (les per diem pour les animaux sont admissibles pendant la période visée);
- La maintenance du matériel, des logiciels et des ensembles de données, y compris les garanties, licences d’utilisation et contrats de service;
- L’achat d’équipement technologique ou informatique nécessaire pour permettre l’accès à distance, incluant la connexion internet;
- L’achat de licences supplémentaires de logiciels d’analyse pour permettre au personnel de recherche et aux étudiants de travailler à partir de la maison;
- Le matériel de protection individuelle et les produits désinfectants;
- La modification du mobilier ou des équipements pour permettre la distanciation physique;
- Le salaire du personnel recherche, incluant les avantages sociaux, financés par toutes les sources de revenus (gouvernementales ou non gouvernementales) entre le 30 août 2020 et le 15 novembre 2020.
Pour la reprise des activités :
- La réorganisation de l’environnement et des activités de recherche;
- Les coûts additionnels qui doivent être engagés pour ramener les activités de recherche au niveau où elles se trouvaient avant la pandémie, notamment les coûts associés à des expériences et les coûts reliés au redémarrage de collections et d’ensembles de données (sur des populations ou sur l’environnement par exemple);
- Les frais d’utilisation exigés des chercheurs par les plateformes communes pour redémarrer les activités de recherche (installations de soins aux animaux, laboratoires numériques, autres frais d’utilisateurs «user fee »);
- L’établissement de nouveaux calendriers pour les essais cliniques et les essais sur des sujets humains et au redémarrage de ces essais;
- Les coûts exceptionnels reliés à l’accès à des installations spéciales et à des ressources et des plateformes communes ainsi qu’à des rencontres et des ateliers de transfert des connaissances;
- Le remplacement de matériel et de fournitures de laboratoire et de terrain, de réactifs, d’articles périssables, d’animaux de laboratoire et d’échantillons vivants qui ont été donnés ou perdus;
- Le matériel de protection personnelle et à d’autres articles connexes du personnel de recherche.
La liste des dépenses non admissibles est:
- Les dépenses dues au « ramp-down » telles que frais d’annulation ou le manque à gagner d’un service;
- Les dépenses qui ne sont pas associées à un projet de recherche;
- Les soumissions;
- Les frais de stationnement (même en raison de la pandémie);
- Les frais d’annulation de voyage;
- La dépréciation des équipements (sauf si remplacement avec facture);
- Les dépenses de bureautique ou de mobilier de bureau (chaise, bureau);
- Toutes les dépenses non directement reliées à la recherche;
- Les dépenses initiées par l’institution (sauf si facturées aux chercheurs en raison d’un frais d’usager « user fee »).
Les informations importantes demandées sur le formulaire WEB :
- Le numéro de fonds
- La nature de la dépense
- Le numéro de la facture / matricule de l’employé si c’est un salaire
- Le montant de la facture en CND$
- La justification de la dépense
En attendant l’accès au formulaire WEB, vous pouvez d’ores et déjà commencer à recueillir les informations demandées. Il est également important de rappeler que chaque chercheur doit conserver toutes les pièces justificatives pour des fins de vérification pendant une période de 5 ans.
Par ailleurs, le Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada (FUCRC) a lancé l’Étape 4 à partir des montants non utilisés de l’Étape 2 à travers le Canada, soit une somme de $84 millions. Cette nouvelle étape se déploie dans le même cadre que les Étapes 1-2 à la différence que la durée maximale du soutien salarial passe de 12 à 24 semaines. La période d’admissibilité est toutefois inchangée, soit du 15 mars 2020 au 29 août 2020.
À l’instar des Étapes 1 et 2, les fonds de l’étape 4 sont exclusivement dédiés au soutien salarial du personnel de recherche et des étudiants salariés de recherche dont les salaires ont été affectés par la COVID-19 et qui sont payés en partie ou en totalité par des sources canadiennes non gouvernementales. Nous devons soumettre les demandes salariales à l’UdeM au plus tard le 16 novembre 2020 en respectant les mêmes lignes directrices et en utilisant les gabarits des Étapes 1 et 2.
À noter que cette nouvelle étape a été annoncée très récemment et n’était pas prévue lors du déploiement initial du Programme le 23 juin dernier. Tout comme pour les Étapes 1 et 2, nous vous tiendrons informé des démarches à suivre.
Entre temps, si vous avez besoin d’informations complémentaires, n’hésitez pas à me contacter par courriel à kathy.tbk.le.chum@ssss.gouv.qc.ca
Je vous remercie pour votre collaboration,
Kathy-Thi Bao Khanh Lê
Directrice adjointe aux opérations
Direction de la recherche
